PENGENALAN AKUNTAN DATABASE

Terinspirasi dengan dampak perkembangan di bidang teknologi informasi khususnya database dan untuk memajukan dunia akuntansi, maka kami menulis buku dan untuk menjawab tantangan di bidang yang mensinergikan profesi akuntan dan database. Untuk memudahkan kami menyebutnya akuntan database.

Akuntansi sudah bergerak dari double entry menuju multiple entry, dari penyedia laporan keuangan meluas mencakup juga penyedia dan analis informasi untuk operasional dan strategis serta audit database. Singkatnya, database akan memberdayakan segala kemampuan akuntan, bahkan memungkinkan peranan akuntan lebih luas.

Kita tahu bahwa pada masa sekarang ini semua perusahaan skala menengah dan besar menggunakan database software dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Hampir semua perusahaan kecilpun telah menggunakan database software. Dengan adanya perubahan lingkungan bisnis, maka akuntan harus meresponnya dengan baik. Maka kami menyebut akuntan yang bekerja dengan merespons penggunaan database dalam menyelesaikan pekerjaannya sebagai akuntan database.

Kita menggunakan istilah database, bukan teknologi informasi, karena teknologi informasi terlalu luas mencakup bidang grafis, pemrograman, paket software akuntansi, database, animasi, geografis, dll. Kami tidak menggunakan istilah komputer akuntansi karena sering diartikan dengan kemampuan mengoperasikan paket software akuntansi.

Dalam praktiknya para akuntan menggunaan spreadsheet excel dalam mengaudit. Ada pula yang mengajarkan audit menggunakan ACL (software aplikasi untuk mengaudit dengan cara ekspor data dalam database ke ACL dahulu baru bisa data diolah untuk diaudit).

Kelemahan excel dan ACL menghendaki hasil ekspor data dahulu sebelum dapat dikerjakan. Terkadang masalah ekspor data juga menyulitkan karena tipe data didatabase tidak sama dengan yang disediakan di excel, harus ada penyesuaian dahulu. Kemudian Excel memiliki keterbatasan jumlah sel, data perusahaan besar kadang tidak tertampung di excel. Di samping itu akan menyulitkan kalau kita bekerja berpindah dari sel yang satu ke sel yang lain, dengan data yang pasti ribuan, puluhan ribu dan lebih banyak lagi. Excel aplikasi spreadsheet namun tidak khusus untuk audit, penggunaannya terbatas.

ACL khusus aplikasi untuk audit tidak seperti excel aplikasi spreadsheet. ACL diciptakan untuk membantu audit. ACL juga menghendaki ekspor database perlu diperhatikan hasil ekspor nya sesuai dengan aslinya. Harga software ACL tidaklah murah. Di samping itu audit adalah seni, orang yang berbeda akan melakukan teknik audit yang berbeda, mungkin saja keleluasaan di ACL ada batasnya.

Bagi para akuntan yang bekerja diperusahaan yang menggunakan software database bekerja sebatas pada apa yang disediakan sofware tersebut. Ketika laporan keuangan sudah dihasilkan oleh software tersebut berarti pekerjaan sudah selesai. Bagaimana bila pimpinan perusahaan membutuhkan berbagai laporan? Berarti harus membuat laporan pakai excel. Sesungguhnya apabila akuntan tersebut tahu menggunakan database beserta tools nya, mudah bagi dia dan dalam waktu singkat menghasilkan laporan yang dikehendaki pimpinan. Bahkan akuntan dapat menghasilkan apapun laporan yang dikehendaki untuk pengambilan keputusan bisnis dalam waktu singkat.

Apabila perusahaan sudah menggunakan dababase, maka akuntan dalam menyelesaikan pekerjaanya diharapkan berbasis database pula supaya hasil pekerjaannya efektif dan efisien. Akuntan Database menyelesaikan semua masalah akuntansi menggunakan database. Sebagai akuntan / ahli keuangan / konsultan diharapkan dapat menyelesaikan semua masalah akuntansi/keuangan menggunakan database software. Sebagai auditor eksternal ataupun auditor pajak mengumpulkan bukti-bukti audit sebagai dasar penyimpulan pekerjaannya menggunakan database software.

User/akuntan database dapat menghasilkan laporan/informasi dalam waktu singkat sesuai keinginannya dan tanpa batas. Dengan demikian Akuntan Database berfokus pada data dan laporan (database) untuk pengambilan keputusan operasional dan manajemen serta strategis. Tidak berfokus pada operator sebagai penginput data. Teknologi database memperluas peranan akuntan bukan sebaliknya memperkecil peranan akuntan.

Sebelum ada software akuntansi membuat laporan keuangan tidaklah mudah. Dengan adanya software akuntansi, membuat laporan keuangan tidak perlu akuntan, tidak perlu paham jurnal, karena jurnal otomatis, yang sedikit terkendala adalah jurnal umum atau koreksi. Namun frekuensi terjadinya jurnal umum atau koreksi sangat kecil. Terkadang koreksipun tidak perlu dilakukan melalui jurnal umum, cukup membetulkan transaksinya (misal transaksi penjualan). Dengan demikian peranan akuntan semakin kecil.

Database memungkinkan peranan akuntan lebih besar sebagai penyedia berbagai macam informasi untuk pengambilan keputusan bisnis. Akuntansi Manajemen dan Keuangan sangat berkepentingan dengan ini. Audit Database adalah efektif dan efisien. Dikatakan efektif karena bukti fisik ada di database (print out adalah hasil dari data atau fakta di database). Seandainya tidak mengaudit database bagi perusahaan yang menggunakan software. audit tersebut memiliki kesalahan serius.

Efisien karena kita dapat melakukan audit database dalam waktu sangat singkat (biaya minimum) dan yang diaudit adalah populasi. Apabila populasi yang diaudit maka tingkat kesalahannya sangat kecil. Berdasarkan survey telah diketahui bahwa tidak satupun dari “The Big Four” Akuntan Publik terbesar didunia bebas dari masalah audit (baca artikel Akuntan Database VS Akuntan Lama). Jangan berpikir seperti lembaga survey yang menentukan kepala pemerintahan menggunakan sampling dengan atribut yang sangat terbatas dan hasilnya sangat akurat, itu saja biaya yang dikeluarkan cukup besar. Masalah Audit jauh lebih kompleks dengan banyak atribut/variable dan banyak tujuan yang hendak dicapai.

Kalo bicara The big Four tentu saja klien nya adalah perusahaan-perusahaan multinasional. Sekarang ini tidak mungkin perusahaan multi nasional yang cabangnya tersebar diberbagai Negara tidak pakai database yang besar sekali dan handal. Tentu saja masalah audit database menjadi sangat vital karena dapat mengaudit populasi dalam waktu singkat dan biaya murah.

Bidang akuntansi manajemen dan manajemen strategis, kita bahas Just in Time, Supply Chain, Total Quality Management, ABM dan ABC System, Balanced Scorecard, dll. Semua bidang tersebut menghendaki berbagai macam informasi dari level bawah sampai manajemen atas yang disajikan tepat waktu untuk pengambilan keputusan, dispersi laporannya luar biasa, cost driver nya banyak, key performance indicator yang banyak untuk masing-masing karyawan dan bagian yang harus dilaporkan terus menerus, juga laporan dari berbagai perspektif balanced scorecard. Semua itu hanya dapat dicapai menggunakan database software yang mencakup semua aktivitas bisnis (contoh ERP). Dengan database kita dapat menghasilkan berbagai laporan dalam waktu singkat sesuai keinginan kita tanpa tergantung dari aplikasi yang tersedia.