Hubungan Database, DBMS dan Program Aplikasi

Database adalah tempat penyimpanan data. Database Management system (DBMS) adalah penghubung antara database dengan berbagai macam program aplikasi. Apabila di gambarkan sebagai berikut:

Ada berbagai macam DBMS, beberapa yang terkenal: Microsoft SQL Server (MSSQL), Oracle, MYSQL dan lain-lain. Contoh berbagai macam program aplikasi: MYOB, Accurate, Zahir, ESMART dan lainnya.

Dalam buku ini kita akan menggunakan Microsoft SQL Server 2008. Perlu diketahui bahwa MS SQL memiliki banyak versi dari Versi MSSQL 7, MSSQL 2000, MSSQL 2005 dan terakhir MSSQL 2008. Semakin tinggi versinya semakin canggih dan penginstalannya makin lama.

Program aplikasi yang digunakan dalam buku ini menggunakan Easysmart Accounting Software (esmart). Kebetulan esmart menggunakan database MSSQL Server. Untuk program aplikasi MYOB, Zahir dan Accurate database nya dikunci/password, user tidak dapat akses. Database esmart memungkinkan user dapat akses dan memanfaatkan semua datanya. Dalam pembahasan hubungan esmart, SQL Server dan dapat digambarkan sebagai berikut:

DBMS adalah software tempat database di simpan dan dikelola. Pemahaman dikelola berarti kita dapat menyimpan, memanggil, menghubungkan (merelasikan) dan memanipulasi (operasi matematika) data.

Dalam database tersimpan semua data atau fakta. Laporan Keuangan yang kita audit hendaknya sesuai dengan data atau fakta yang ada. Makanya yang kita audit seharusnya adalah data atau fakta.

Dalam banyak program aplikasi seperti MYOB, Accurate, Zahir dan lainnya para pemakai tidak dapat akses database nya. Kemudian bagaimana kita melakukan auditnya? Berarti kita melakukan audit di dalam aplikasi tersebut. Dengan demikian kita tidak langsung menguji data atau fakta langsung di database nya.

Hal ini memiliki kelemahan dalam audit, kita sudah terbatasi atas apa yang ada dalam program aplikasi tersebut, kita tidak bisa mengembangkan teknik audit secara leluasa. Data yang dihasilkan dalam program aplikasi bisa jadi tidak selengkap yang ada di database. Kemudian apabila aplikasi nya memiliki kesalahan atau error akan memiliki dampak juga atas data yang dihasilkan. Sehingga akan lebih baik kalo mengaudit langsung di database nya. Pada buku ini kita akan mengajarkan mengaudit langsung di database nya menggunakan MSSQL 2008.

Akuntansi adalah penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan bisnis (contoh akuntansi keuangan dan manajemen). Apabila kita menggunakan program aplikasi dengan database yang terkunci, berarti pemakai tidak dapat akses database, maka kita hanya dapat informasi dari yang disediakan program aplikasi. Hal ini akan berbeda apabila database nya dibuka, kita akan leluasa bisa menghasilkan informasi tidak hanya terbatas pada apa yang disediakan program aplikasi seperti MYOB, Accurate dan Zahir.

Software-software ERP biasanya juga memberikan fasilitas pemakai dengan penggunaan query untuk menghasilkan informasi sesuai keinginan pemakai. Penggunaan query inilah merupakan inti kekuatan DBMS untuk mengelola data menjadi informasi yang kita inginkan dengan mudah. Tetapi harus diketahui software ERP sangat mahal harganya milyaran dan cenderung digunakan oleh perusahaan-perusahan besar.

Dalam buku ini kita akan menggunakan program aplikasi akuntansi esmart yang database nya tidak dikunci. Dengan penggunaan program ini diharapkan pemakai dapat menghasilkan informasi apapun sesuai keinginannya tidak terbatas pada yang disediakan oleh program aplikasi. Dengan demikian database memungkinkan peranan yang lebih besar dalam menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bisnis (akuntansi keuangan, manajemen, dll). Pada buku ini akan diberikan contoh aplikasi dalam akuntansi keuangan dan manajemen berbasis database.

Selama ini kita hanya memanfaatkan program aplikasi akuntansi dan aplikasi lainnya yang ada pada interface (tampilan di depan saja). Pada hal yang ada di belakang program aplikasi tak kalah pentingnya. Untuk audit jelas sekali sebaiknya kita mengaudit langsung database nya. Untuk akuntansi keuangan dan manajemen kita bisa menghasilkan berbagai macam informasi yang tidak ada pada interface nya.

Sesungguhnya data dalam database miliknya perusahaan. Namun penguncian database sama saja menyebabkan perusahaan tidak dapat akses ke data tersebut. Apabila penguncian dimaksudkan untuk mengamankan transaksi yang diproses, kita dapat mengakses data dalam database tidak di server yang digunakan dalam operasi perusahaan, memang itu akan mengganggu. Untuk kepentingan akuntansi (audit, akuntansi keuangan dan manajemen, dll), akses ke database sangat penting. Tentu yang dimaksud akses ke database ini menggunakan DBMS agar dapat mengelola database dengan baik.

Audit dalam database itu sangat penting. Kita boleh saja tidak tahu pembuatan program aplikasi. Aplikasi yang sama dibuat oleh programmer berbeda pasti cara buatnya berbeda. Kita dapat menguji apakah suatu program aplikasi bebas dari kesalahan dengan audit database. Jangan sampai kita tidak yakin atas program aplikasi ditambah lagi tidak dapat akses dan menguji data dalam database.

Bahasa Structure Query Language (SQL)

Bahasa SQL adalah bahasa yang digunakan dalam pengelolaan database. DBMS menggunakan bahasa SQL. Bahasa ini cenderung mudah dipahami, bahasa ini menggunakan kata-kata dalam bahasa inggris. Penulis berkeyakinan bahwa para pembaca akan mudah memahaminya. Pada bab-bab berikut akan kita gunakan bahasa SQL dalam audit dan menghasilkan berbagai macam informasi keuangan dan manajemen.

Bahasa SQL untuk DBMS yang berbeda akan memiliki sedikit perbedaan. Misalnya Bahasa SQL dalam MSSQL Server dan di MYSQL akan ada sedikit perbedaan, namun tidak menyulitkan kita karena perbedaanya tidak signifikan.

Database merupakan tempat penyimpanan data apabila kita akan memanfaatkan data tersebut, maka wajib bagi kita memahami bahasa SQL, karena bahasa SQL digunakan dalam DBMS untuk mengelola database.

MSSQL Server juga memberikan kemudahan bagi kita menggunakan perintah bahasa SQL berbantuan grafis. Dengan berbantuan grafis kita tidak perlu menghapalkan dan rumit membuat perintah SQL, kita cukup menggambarkan dan perintah SQL nya dihasilkan otomatis melalui fasilitas view.

Bahasa SQL memang dipakai dalam pemrograman. Oleh karenanya programmer database (program akuntansi, ERP, dll) pasti menggunakan bahasa SQL. Sebagai akuntan bila kita memanfaatkan database juga menggunakan bahasa SQL, namun yang kita gunakan tidak perlu yang sulit-sulit, apalagi ada bantuan grafis. Kita ingat hukum parreto bahwa kita cukup menguasai 20% bidang apapun untuk mengerjakan 80% pekerjaan kita. Dalam penggunaan bahasa SQL, penulis yakin paling hanya 10% bahasa SQL yang digunakan untuk kepentingan akuntansi. Hal itupun yang mudah-mudah saja.

Mengelola data dalam database ya sudah pasti pakai bahasa SQL, kenapa memaksakan pakai misalnya Microsoft Excel. Banyak auditor sering mengekspor data di databse ke excel untuk diaudit. Excel terlalu umum dan fungsinya sebagai spreadsheet bekerja dari satu sel ke sel yang lain, sehingga sering tidak praktis. Data dalam database bisa puluhan ribu, ratusan dan jutaan, sel di excel terbatas. Bagaimana kalo sampai jutaan kita harus ingat di sel mana atau kalau mau di arrange area ataupun diblok? Makanya coba deh pakai bahasa SQL, pasti mudah dan tepat guna. Dan belajarlah dari ahli atau pakar nya. Seorang ahli akan menjelaskan secara mudah bahkan hal yang sulitpun.

Penggunaan Data Warehousing untuk Business Intelligent

Dalam globalisasi ekonomi sekarang ini, manajemen harus secara konstan mengevaluasi keuangan dan kinerja operasinya terkait tujuan strategisnya dan dengan cepat merubah rencana seketika diperlukan. Ketika pembuatan keputusan strategis membutuhkan akses data dalam jumlah data historis yang banyak, organisasi membangun database terpisah yang disebut data warehoses.

Suatu data warehouse mengandung data detail dan ringkasan selama sejumlah tahun dan digunakan untuk analisa data, bukan pemrosesan transaksi. Adalah hal biasa bagi data warehouses mengandung ratusan terabytes data. Satu terabyte setara dengan 1000 gigabytes dan satu gigabyte sama dengan 1000 megabyte.

Data warehouse tidak menggantikan database tempat pemrosesan data, namun sebagai pelengkap dengan menyediakan dukungan bagi pembuatan keputusan strategis. Data warehouse tidak digunakan untuk pemrosesan transaksi, biasanya diupdate secara periodic.

Penggunaan data warehouse untuk pembuatan keputusan strategis biasa disebut dengan business intelligent (BI). Ada dua teknik utama dalam BI: Online analytical processing (OLAP) dan data mining. OLAP menggunakan query untuk membantu investigasi hubungan yang dihipotesiskan dalam data. Contoh: manajer dapat menganalisa pembelian dari pemasok selama 3 tahun. Dengan query dapat memanggil kelompok pembelian berdasarkan item pembelian yang berbeda dan tahun fiscal berbeda. Di sini dapat diamati siapa pemasok terbesar berdasar item dan tahunnya, bisa juga ditambahkan analisa perkembangan harga dan cara bayar yang menguntungkan atau tidak.

Data mining menggunakan analisa statistic (pengujian hubungan dan prediksi data), termasuk artificial intelligence seperti neural network untuk menemukan hubungan yang tidak dihipotesiskan dalam data. Sebagai contoh perusahaan kartu kredit menggunakan data mining untuk mengindikasikan pola penggunaan yang mengindikasikan kecurangan. Contoh lainnya, teknik data mining dapat mengidentifikasikan hubungan yang sebelumnya tidak diketahui pada data penjualan yang akan bermanfaat dalam promosi penjualan yang akan datang.

Untuk membuat penelitian baik itu tugas akhir ataupun penelitian oleh periset adalah hal biasa sering kali tidaklah mudah mengumpulkan data. Dalam database tersebar ribuan dan jutaan data yang dapat digunakan untuk penelitian (data mining) dan OLAP (untuk memberikan informasi penting) yang dapat dimanfaatkan bagi perusahaan. Database juga menyediakan alat-alat pengujian statistic. Data warehouses memfasilitasi manajer dan pimpinan perusahaan yang suka dengan menganalisa data dan menyelesaikan masalah perusahaan menggunakan alat-alat statistic.