PERBEDAAN AUDIT PERUSAHAAN YANG MENGGUNAKAN DATABASE SOFTWARE

Penggunaan database akan mengubah cara auditor eksternal maupun internal dalam melakukan audit. Tidak hanya audit berkaitan dengan data debit dan kredit atau transaksi akuntansi bersifat moneter yang dapat diukur secara layak dapat dilakukan dengan mudah menggunakan database. Dengan menggunakan Database Management System Software (DBMS), kita dapat memunculkan data sesuai keinginan kita.

Audit akan menghabiskan waktu yang banyak dan biaya besar apabila proses audit untuk perusahaan yang menggunakan database tetapi auditor tidak bisa mengaudit menggunakan database (contoh: bahasa SQL). Dan audit menggunakan database dapat merubah pandangan bahwa kita tidak perlu menggunakan sample, semua data dapat diaudit dalam waktu relatif singkat. Tentu saja hal ini merubah cara kita dalam melakukan audit atas perusahaan yang sudah menggunakan database dan perusahaan yang belum menggunakan database. Perusahaan menengah ke atas dapat dikatakan sudah menggunakan database semua. Perusahaan kecil sebagian sudah menggunakan database.

Tahap penyusunan laporan keuangan menggunakan double entry (secara manual) lebih panjang dari bukti transaksi sampai dengan laporan keuangan: Bukti Transaksi – Jurnal – Buku Besar & Buku Pembantu – Neraca Saldo – Penyesuaian – Laporan Keuangan. Tahap penyusunan laporan keuangan menggunakan database software lebih pendek yakni dari Bukti Transaksi langsung ke laporan keuangan bagi yang database software terintegrasi. Oleh karenanya cara mengaudit perusahaan hendaknya sesuai dengan sistem informasi penyusunan laporan keuangan.

Dalam melakukan audit tidaklah tepat tahap-tahap audit double entry diterapkan pada sistem informasi berbasis database. Bukti transaksi dapat juga dihasilkan dari proses program komputer (tidak ada bukti manual atau dari pihak eksternal, contoh bukti elektronik transaksi dari program komputer tanpa tanda tangan, ATM, internet dan sms). Hal ini menambah perbedaan lagi dalam proses audit.

 

Pengujian data akuntansi akan dilakukan setelah melihat pengendalian internal pada perusahaan. Pengendalian internal yang menggunakan double entry tanpa perlu ada pengendalian intern program komputer, database dan operator yang mengoperasikannya. Hal ini berbeda jauh dengan pengendalian internal berbasis database. Pengendalian internal berbasis database terkait dengan penggunaan software dan pendukungnya. Sebagai contoh, program flowchart harus dipahami oleh auditor yang akan memeriksa sistem informasi berbasis database.

Kenyataannya, tidak sedikit para auditor yang tidak memiliki pengetahuan database. Bagaimana mungkin audit dapat dilakukan dengan efektif dan efisien pada perusahaan menengah besar yang semuanya sudah menggunakan database.

Lebih dari itu kita juga dapat melihat bagaimana pengendalian internal perusahaan berjalan dengan baik melalui pengujian data dan cara pemrosesannya untuk menghasilkan informasi. Dan tidak kalah pentingnya, kita dapat mengaudit informasi yang dihasilkan dengan mudah dan dapat dipercaya dengan melakukan audit database-nya.

Dalam melakukan audit double entry, banyak data tidak disimpan di satu tempat. Hal ini menyulitkan auditor dalam mencari informasi yang dibutuhkan dalam audit dan membutuhkan waktu lama, terkadang data sudah tidak ditemukan.         Audit untuk database dapat menemukan semua data baik yang terkait dengan double entry dan data lainnya dalam satu tempat (database). Hal ini memudahkan dalam audit. Kita menyadari bahwa tidak mungkin bagi auditor dalam melakukan audit hanya membatasi pada data double entries saja. Data-data lainnya juga perlu di audit.

 

AUDIT TOOLS

Ada yang mengajarkan penggunaan spreadsheet excel dalam mengaudit. Ada pula yang mengajarkan audit menggunakan ACL (software aplikasi untuk mengaudit dengan cara ekspor data dalam database ke ACL dahulu baru bisa data diolah untuk diaudit).

Kelemahan excel dan ACL menghendaki hasil ekspor data dahulu sebelum dapat dikerjakan. Terkadang masalah ekspor data juga menyulitkan karena tipe data didatabase tidak sama dengan yang disediakan di excel, harus ada penyesuaian dahulu. Kemudian Excel memiliki keterbatasan jumlah sel, data perusahaan besar kadang tidak tertampung di excel. Di samping itu akan menyulitkan kalau kita bekerja berpindah dari sel yang satu ke sel yang lain, dengan data yang pasti ribuan, puluhan ribu dan lebih banyak lagi. Excel aplikasi spreadsheet namun tidak khusus untuk audit, penggunaannya terbatas.

ACL khusus aplikasi untuk audit tidak seperti excel aplikasi spreadsheet. ACL diciptakan untuk membantu audit. ACL juga menghendaki ekspor database perlu diperhatikan hasil ekspor nya sesuai dengan aslinya. Harga software ACL tidaklah murah. Di samping itu audit adalah seni, orang yang berbeda akan melakukan teknik audit yang berbeda, mungkin saja keleluasaan di ACL ada batasnya.